由于目前許多大中型單位企業(yè)人工管理會(huì)議室，各樓層的會(huì)議室空閑，預(yù)約情況不能及時(shí)得知，也增加了管理人員的工作負(fù)擔(dān)。為了進(jìn)一步規(guī)范會(huì)議室的使用和預(yù)約管理，避免資源的沖突。在會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)中。用戶只需要通過互聯(lián)網(wǎng)或通過前端設(shè)備即可隨時(shí)了解每個(gè)會(huì)議室的當(dāng)前狀態(tài)和預(yù)約情況，提高了會(huì)議室的使用率，節(jié)省會(huì)議組織者的時(shí)間。
二、方案需求
1、員工可通過后臺(tái)查看所有會(huì)議室狀態(tài)。
2、能夠通過手機(jī)或電腦，預(yù)約會(huì)議室。
3、查看當(dāng)前會(huì)議室會(huì)議主題、參會(huì)人員等信息。
4、掃碼會(huì)議簽到。
5、預(yù)定成功后，發(fā)送通知給參會(huì)人員。
三、會(huì)議室建設(shè)思路和原則
建設(shè)思路：會(huì)議室人工管理轉(zhuǎn)為無人化、信息化管理。
建設(shè)原則：提供優(yōu)質(zhì)的會(huì)議室預(yù)約服務(wù)，幫助您順利、高效地完成整個(gè)會(huì)議室預(yù)約過程
四、會(huì)議室預(yù)約管理軟件
1、登錄預(yù)約管理平臺(tái)
輸入賬號(hào)、密碼即可登錄預(yù)約平臺(tái)。
2、預(yù)訂會(huì)議室
選擇會(huì)議室、選擇預(yù)訂時(shí)間。如圖員工申請(qǐng)了名稱為實(shí)訓(xùn)室的會(huì)議室房間，預(yù)約實(shí)際為2022年11月28日1號(hào)9點(diǎn)-10點(diǎn)。
填寫預(yù)約人員、填寫會(huì)議主題與備注等相關(guān)會(huì)議預(yù)訂信息。
會(huì)議室預(yù)定成功，等待管理員審核。
3、會(huì)議室預(yù)約審核
管理員在管理后臺(tái)中查看預(yù)約列表，對(duì)預(yù)約申請(qǐng)進(jìn)行預(yù)覽、確定、駁回等操作。審核通過后將通過短信發(fā)送通知給參會(huì)人員。
4、會(huì)議室數(shù)據(jù)分析
管理員可在后臺(tái)查看會(huì)議室的使用情況與數(shù)據(jù)表現(xiàn)，支持?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)出。如會(huì)議室使用時(shí)長(zhǎng)、會(huì)議室使用次數(shù)統(tǒng)計(jì)、會(huì)議室預(yù)約次數(shù)統(tǒng)計(jì)等。
五、會(huì)議門牌面板
會(huì)議門牌面板的功能：
1）會(huì)議信息顯示：顯示當(dāng)前會(huì)議狀態(tài)（會(huì)議前、會(huì)議中、空閑），如在會(huì)議前與會(huì)議中狀態(tài)下，可設(shè)置顯示會(huì)議的主題、會(huì)議時(shí)間等會(huì)議信息。
2）二維碼會(huì)議簽到：門牌中有對(duì)應(yīng)的二維碼，參會(huì)人員掃描門牌中的二維碼完成會(huì)議簽到。
六、建成效益分析
1、一鍵查詢會(huì)議室使用狀態(tài)，有序預(yù)約會(huì)議室，提高會(huì)議室使用效率
2、會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)允許員工使用移動(dòng)應(yīng)用程序按需查找和預(yù)約會(huì)議室，減少了會(huì)議管理人員的工作量。
3、會(huì)議安排和取消是許多員工、管理員頭疼的問題，會(huì)議約定系統(tǒng)就能很好的解決這方面的問題。
